Как подтверждать расходы НЭП? Разъяснение Минфина

На вопрос, можно ли подтверждать расходы документами, подписанными простой электронной подписью, наконец получена официальная позиция регулирующих органов. 

Минфин в письме № 03-03-06/1/60739 от 13.07.2020. разъяснил, какими типами ЭП можно пользоваться для заверения документов в целях налога и бухучета, и какими законодательными актами при этом следует руководствоваться.

Для начала давайте разберемся, чем отличаются простая и квалифицированная электронная подпись. 

Простая электронная подпись при отправке документа подтверждает, что информация была отправлена конкретным лицом. 

Неквалифицированная усиленная электронная подпись, помимо идентификации отправителя, также подтверждает, что документ не был изменен после отправки. 

Документы, подписанные вышеперечисленными видами подписей, по предварительной договоренности сторон могут быть приравнены к документам, подписанным собственноручно. 

Усиленная квалифицированная электронная подпись выдается только в сертифицированном удостоверяющем центре. Документы, подписанные КЭП, во всех случаях приравниваются к бумажным эквивалентам с рукописной подписью. 

Помните, что простая электронная подпись в любом случае ограничена в функционале и уровне безопасности. Для полноценной работы с электронной отчётностью, лучше заказать квалифицированную электронную подпись (КЭП). 

В своём письме регулятор пояснил, что для подтверждения расходов, можно использовать документы, подписанные простой и неквалифицированной усиленной электронной подписью. Но следует сверяться с действующим законодательством, а также федеральными стандартами. 

Согласно действующему законодательству, данные по расходам в целях снижения налогообложения могут быть подтверждены документами, оформленными в электронном виде. В этом случае, отношения при совершении гражданско-правовых сделок, а также иных юридически значимых действий регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». 

В статье №6 данного закона сказано, что вы можете подписать документы простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, и эти документы будут равнозначным бумажному документу, в случаях установленных федеральными законами, нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Это значит, что вы можете подписывать документы простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью при наличии электронной подписи у всех участников электронного документооборота. 

Для бухгалтерского учета действует Закон № 402-ФЗ. Согласно ему, виды электронных подписей, используемых для подписания документов в бухучете, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета.

Поэтому, если в ближайшее время не будут приняты касающиеся электронных подписей Федеральные стандарты бухгалтерского учета (ФСБУ), вы можете использовать для подписания первичных документов любые виды электронной подписи, которые предусмотрены в Законе № 63-ФЗ.